メール・資料作成をAIでもっとラクに。

AIを仕事に活用すると、メール作成や資料作成、文章の整理など、日々の業務を効率化できます。

今回は、実際の仕事ですぐに使えるAIを活用した文章作成の方法をご紹介します。

「AIを使ってみたいけれど、何を頼めばいいかわからない」という方も、まずは身近な業務から試してみましょう。

AIでこんなことができる！

メールの下書きを作成

伝えたい内容を箇条書きでAIに伝えるだけで、ビジネスメールの下書きを作成できます。

例えば、

お客様へのメールを作成してください。
・打ち合わせのお礼
・資料を送付することを伝える
・内容を確認してほしい
・丁寧なビジネスメール
・300文字程度

このように、誰に・何を伝えたいのか・どんな文章にしたいのかを具体的に伝えるのがポイントです。

資料の構成案を考える

資料を作る際の「何からまとめればいいかわからない」という悩みにもAIが活用できます。

「Webサイト制作の提案資料を作りたい」「10ページ程度にまとめたい」など、目的や条件を伝えることで、ページ構成や各ページの内容を整理してもらえます。

・長い文章の要点をまとめる

長いメールや資料を短時間で確認したいときは、AIに要点をまとめてもらいましょう。

「重要なポイントを3つにまとめる」「箇条書きにする」など、まとめ方まで指定すると、より使いやすい形で整理できます。

分かりやすい表現に書き換える

「文章が堅すぎる」「専門用語が多くて分かりにくい」といった場合も、AIに文章を渡して書き換えてもらえます。

例えば、

以下の文章を、初めて読む人にも分かりやすい表現に書き換えてください。

意味は変えず、専門用語をできるだけ減らしてください。

と依頼すれば、読みやすい文章への書き換えをサポートしてくれます。

AIには「こう頼む」と伝わりやすい

AIから希望に近い回答を得るには、指示（プロンプト）を具体的にすることが大切です。

01｜目的をはっきり伝える

「メールを作って」だけではなく、「お客様へのお礼メールを作って」のように、

何のために使う文章なのかを伝えましょう。

02｜条件を具体的にする

「短くして」ではなく、「200文字程度」「3つの箇条書き」など、具体的な条件を指定します。

03｜参考を用意する

「この文章の雰囲気で」「以前作った文章を参考にして」など、参考となる文章をAIに渡すのも効果的です。

参考を用意することで、文章のトーンや表現を合わせやすくなります。

04｜出力の形式を指定する

「箇条書き」「表形式」「メール形式」など、どのような形で出力してほしいのかも伝えておきましょう。

後から自分で整理する手間を減らせます。

まとめ

AIは、文章をすべて任せるためだけのものではありません。普段の業務の中で時間がかかっている作業をAIにサポートしてもらうことで、業務の効率化につなげることができます。まずは「メールの下書き」など、身近な業務からAIを使ってみてはいかがでしょうか？