AIを活用した文章作成で業務を効率化

メールや社内文書、Webサイトの記事、SNS投稿、資料作成など、仕事ではさまざまな場面で文章を作成する必要があります。

一方で、

「メールの文章を考えるのに時間がかかる」
「文章の書き出しが思いつかない」
「長い文章を簡潔にまとめたい」
「伝えたいことをうまく文章にできない」

といった悩みを感じることも少なくありません。

そこで活用したいのが、ChatGPTなどの生成AIを使った文章作成です。

AIは、文章をゼロから作成するだけでなく、メールの作成や文章のたたき台、要約、リライト、依頼文の作成、アイデア出しなど、さまざまな文章作成業務をサポートできます。

今回は、AIを使った文章作成の具体的な活用方法から、AIへの効果的な頼み方、仕事で利用する際のポイントまでご紹介します。

AIを使った文章作成でできること

AIによる文章作成というと、「AIに文章を書いてもらう」というイメージがありますが、実際には文章を作るさまざまな工程で活用できます。

1. ビジネスメールを作成する

AIを活用しやすい代表的な例が、ビジネスメールの作成です。

取引先への依頼や確認、日程調整、お詫び、納期変更など、仕事ではさまざまなメールを書く必要があります。

内容は決まっていても、

「どんな書き出しにすればいい？」
「失礼のない表現になっている？」
「もう少し丁寧に伝えたい」

など、文章を考えることに時間がかかる場合があります。

このようなときは、AIに伝えたい内容を入力して、メールの文章を作成してもらうことができます。

例えば、

取引先に納期変更をお願いするメールを作成してください。
理由は社内の制作スケジュール変更です。
相手に失礼のない丁寧な文章にしてください。
変更後の納期は9月20日です。
300文字程度でまとめてください。

と指示します。

相手・目的・理由・条件・文字数などを具体的に伝えることで、より目的に合った文章を作りやすくなります。

2. 文章のたたき台を作る

Webサイトの記事や企画書、社内資料などを作成するときに便利なのが、AIによる文章のたたき台作成です。

文章を書くときは、内容を考えること以上に「最初の一文が思いつかない」「どういう構成にすればいいかわからない」といった部分で時間がかかることがあります。

そんなときは、AIにまず文章のベースを作ってもらいます。

例えば、

新しいWebサービスを紹介する文章のたたき台を作ってください。
企業向けのサービスで、オーダーメイドでWebサイトを制作できることを伝えたいです。
サービスの特徴がわかりやすく伝わる文章にしてください。

と依頼します。

AIが作成した文章をそのまま使うのではなく、たたき台をもとに内容を追加・修正して仕上げることで、文章作成にかかる時間を短縮できます。

3. 長い文章を要約する

長いメールや資料、記事などを短くまとめたい場合にも、AIを活用できます。

例えば、

• この文章を3行で簡潔にまとめてください。
• 重要なポイントを箇条書きにしてください。
• この文章の「結論」「課題」「対応策」に分けて整理してください。

などと指示することで、文章の内容を整理できます。

単純に文章を短くするだけでなく、必要な情報だけを抜き出して整理できることもAIによる要約のメリットです。

会議資料や長いメールなど、確認する情報が多い場合にも活用できます。

4. 文章をわかりやすく整える

自分で文章を作成したものの、「少し硬すぎる」「文章が長い」「相手に伝わりにくい」と感じることもあります。

このような場合は、AIに文章を渡してリライトしてもらうことができます。

例えば、

• この文章をビジネス向けの丁寧な表現にしてください。
• 専門用語を減らして、一般の人にもわかりやすい文章にしてください。
• この文章を300文字程度に短くしてください。
• 社内向けに、簡潔でわかりやすい文章にしてください。

など、目的に合わせて指示できます。

自分で一から書き直すのではなく、作成した文章をAIに整えてもらうという使い方も、文章作成の効率化につながります。

5. 依頼・確認の文章を作る

仕事では、社内の担当者や取引先、制作会社などに作業を依頼する機会も多くあります。

しかし、依頼内容を整理して、相手にわかりやすく伝える文章を作るのは意外と時間がかかります。

例えば、

Web制作会社に、Webサイトの修正をお願いする文章を作ってください。

とAIに依頼できます。

さらに、

• 修正したい内容
• 修正箇所
• 希望する納期
• 注意してほしい点

などを箇条書きで入力し、

以下の内容を、相手にわかりやすい修正依頼文にまとめてください。

と指示する方法もあります。

頭の中にある情報をAIに整理してもらうことで、相手に伝わりやすい依頼文を作成しやすくなります。

6. キャッチコピーやアイデアを考える

AIは文章を作るだけでなく、アイデアを考える際にも活用できます。

例えば、

• 採用サイトのキャッチコピーを10案考えてください。
• Webサイトのコンテンツ案を10個出してください。
• SNS投稿のテーマを5つ考えてください。

などと依頼します。

自分だけで考えるのではなく、AIに複数の案を出してもらい、その中から良いものを選ぶという使い方ができます。

さらに、

「もっと若い世代向けに」
「親しみやすい雰囲気に」
「企業らしい表現に」
「短く印象的に」

など条件を追加して、案をブラッシュアップしていくこともできます。

AIへの「頼み方」が文章作成のポイント

AIを文章作成に活用するとき、重要になるのがAIへの指示の出し方です。

「文章を作って」とだけ伝えても文章は作成できますが、必要な情報が少ないと、イメージと異なる文章になる場合があります。

より目的に合った文章を作成するためには、次のような情報を具体的に伝えることがポイントです。

誰に向けた文章なのか

文章を読む相手を明確にします。

取引先、社内スタッフ、求職者、一般ユーザー、Webサイト訪問者など、誰に向けた文章なのかを伝えます。

何を伝えたいのか

文章を作る目的を伝えます。

商品を紹介したい、修正を依頼したい、納期変更をお願いしたい、サービスを説明したい、採用情報を伝えたいなど、何を目的とした文章なのかを具体的にします。

どんな雰囲気にしたいのか

文章のトーンも指定します。

「丁寧に」「親しみやすく」「簡潔に」「ビジネス向けに」「初心者にもわかりやすく」など、具体的に伝えます。

どのくらいの長さなのか

「300文字程度」「3行程度」「箇条書きで5項目」など、文字数や形式を指定することも重要です。

「文章を作って」より具体的に伝える

例えば、

「取引先へのメールを作ってください。」

という指示だけでは、AIが判断する情報が少なくなります。

そこで、

取引先に納期変更をお願いするメールを作成してください。
理由は社内の制作スケジュール変更です。
相手に失礼のない丁寧な文章にしてください。
変更後の納期は9月20日です。
300文字程度でまとめてください。

と伝えます。

このように、「誰に・何を・どんな文章で・どのくらい」を具体的に伝えることで、目的に合った文章を作成しやすくなります。

AIを活用するときの注意点

AIは文章作成を効率化できる便利なツールですが、生成された文章をそのまま使用するのではなく、最終的には人が内容を確認することが重要です。

特に、

• 日付
• 金額
• 会社名
• 商品名
• サービス内容
• 固有名詞
• 数字
• 法律や制度に関する情報

などは、必ず確認しましょう。

また、顧客情報や社内の機密情報などをAIに入力する場合は、利用するAIサービスの利用規約や、社内の情報管理ルールを確認することも大切です。

AIは必ずしも正しい情報を生成するとは限りません。

AIに下書きや整理を任せ、最終的な確認や判断は人が行う。

この使い分けが、AIを仕事で活用するうえで重要になります。

AIを活用して文章作成の時間を短縮

AIを活用すれば、メール作成、文章のたたき台、要約、リライト、依頼文、キャッチコピーやアイデア出しなど、さまざまな文章作成業務を効率化できます。

特におすすめなのは、AIに完成した文章をすべて任せるのではなく、文章作成の「たたき台」を作ってもらう方法です。

「何を書けばいいかわからない」という状態から、AIに文章の構成や複数の案を出してもらうことで、文章作成を始めるまでの時間を短縮できます。

また、AIに指示するときは、

誰に伝えるのか
何を伝えるのか
どんな雰囲気にするのか
どのくらいの長さにするのか

を具体的に伝えることがポイントです。

AIを「すべての文章を任せるツール」ではなく、文章を考える時間を短縮し、日々の業務を効率化するパートナーとして活用してみてはいかがでしょうか。

まずは、普段作成しているメールや依頼文、長い文章の要約など、身近な業務からAIを取り入れてみるのがおすすめです。